看護師の内定辞退の伝え方。メール・電話の例文と、連絡する順番

辞退を決めたら、まず確かめる4つのこと

辞退の連絡は、決めたらできるだけ早く入れるのが基本です。相手の職場は、入職を前提に、配属や勤務表を組み始めている場合があるからです。先に、手元の情報を4つ確かめます。

• 返事の期限：内定の通知に書かれている、返事の期日はいつか
• 承諾の書類：入職の承諾書や誓約書など、署名・提出したものがあるか
• 連絡先：内定の連絡をくれた人は誰か（人事担当、看護部長、師長など）
• 手段の指定：連絡は電話か、メールか。通知に書かれているか

承諾の書類を出していない段階では、返事の期限の前に伝えるのが基本です。承諾の書類を出したあとは、書類の中に、辞退や取消の定め、提出期限が書かれていないかを、読み直します。書面の読み方が分からないときや、相手の対応に不安があるときは、都道府県労働局の総合労働相談コーナーに相談できます。募集・採用に関する相談も、対象に含まれると案内されています。平日の日中に、予約なしで、無料で利用できます。

新卒の場合は、学校の就職担当の先生に、先に連絡の手順を確かめておくと安心です。学校を通して決まった内定では、学校から病院へ連絡する手順がある場合もあるためです。

電話かメールかは、相手の指定と、場面で決める

手段は、相手が指定していれば、それに従います。指定がないときは、最初の連絡を電話にして、あとでメールで経緯を残す人もいれば、メールだけで済ませる人もいます。決まった作法があるわけではなく、職場や場面で受け止め方が違います。

電話をかけるなら、病院の人事や看護部は、診療や病棟の忙しい時間帯だと話しにくい場合があるため、時間帯を選んでかけます。つながらないときは、何度も続けてかけず、メールを1通入れておきます。メールで「あとでお電話いたします」と添えて、実際にかけ直すと丁寧です。

メールの例文を、場面ごとに用意する

メールは、件名で用件が分かること、短くても礼を欠かないことが大切です。構成は、お礼、辞退の意思、おわび、結びの順に並べると、読みやすくなります。理由は、書かなくても失礼にはなりません。書く場合も、一言で足ります。

場面1は、承諾の書類を出す前に、他の職場に決めた場合です。

このたびは、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。慎重に検討いたしましたが、ほかの職場に決めることにいたしましたため、誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたく存じます。ご期待に沿えず申し訳ございません。貴院の今後のご発展をお祈りしております。

場面1：承諾前に、ほかの職場に決めたとき

場面2は、家庭の事情や体調など、事情を詳しく書きたくないときです。「一身上の都合により」と書くだけで足ります。場面3は、承諾の書類を出したあとの辞退です。お礼とおわびを、場面1より丁寧に重ね、書類の扱い（返送が必要か、廃棄でよいか）を、文末で尋ねます。

• 場面2の理由の書き方：「諸般の事情により、入職をお断りしたく存じます」「一身上の都合により、辞退いたします」
• 場面3の追記の例：「ご提出した書類の扱いについて、ご指示をいただけますと幸いです」
• どの場面でも、最後に、自分の氏名・連絡先（電話番号）を署名に入れる

送る前に、宛名の漢字、病院名、担当者の役職を、通知と見比べます。宛名の間違いは、気まずさを重ねてしまうためです。

電話での話し方と、理由を聞かれたとき・引き止められたとき

電話は、名乗りと用件を先に言い、相手が話せる状態かを確かめてから、本題に入ります。こう話し出すと、短く済みます。

お忙しいところ失礼いたします。内定をいただいております、〇〇と申します。内定の件で、お電話いたしました。いま、少しお時間をいただけますでしょうか。…このたびは内定をいただき、ありがとうございました。検討を重ねた結果、辞退させていただきたく、お電話いたしました。申し訳ございません。

電話の話し出しの例

理由を聞かれたときは、詳しく話さなくてもかまわない場面もありますが、一言は添えると、相手の受け止めが和らぎます。「通勤を含めて、生活との折り合いを考えた結果です」「条件を総合的に考えて、決めました」のように、事実の範囲で、短く答えます。相手の職場や人を批判する言葉は、避けます。

引き止められたときは、返事を変える気がなければ、「お気持ちはありがたいのですが、決意は変わりません」と、丁寧に繰り返します。条件の話し合いに応じるかどうかは、自分で決めてよく、その場で結論を出す必要はありません。迷いが出たときは、「検討してお返事します」と伝えて、いったん電話を切ります。

連絡したあとに、気をつけること

辞退の連絡を入れたあとは、先方から、書類の返送や、入職前の準備のための連絡が来る場合があります。メールの返信や、折り返しの電話には、早めに対応します。入職の準備として、健康診断の書類や、制服の採寸などを進めていた場合は、その後の扱いも確かめておきます。

地域の看護職の世界は、思っているより、人のつながりがあると感じる人もいます。感情的にならず、短く丁寧に終えておくと、あとで同じ地域の別の職場とご縁があったときにも、気まずさが残りにくくなります。ただし、そのために無理に入職を続ける必要はありません。合わないと分かった職場を断るのは、自分の側の判断です。

辞退する職場が決まった一方で、残った職場から、条件の話があるかもしれません。入職日や給与の話し合いは、内定が出たあとの確認と返事と、給料交渉の文例で扱っています。入職後の最初の3か月の過ごし方は、入職初日から3か月までにあります。