看護師の退職の引き継ぎのしかた。後任に渡すメモの作り方と順番

引き継ぎで抜けやすいのは、書いていない仕事より、頭の中の仕事

職場には、決まった手順書に載っていない仕事が、思ったより多くあります。毎月の物品の発注、委員会の資料づくり、新人の相談役、ある医師の指示の癖への対応。長く働くほど、「自分が当たり前にやっていること」が増えます。当たり前の仕事は、書き出さないと、後任にとっては存在しないままになります。

引き継ぎ書は、後任のためだけでなく、残る同僚のためのものでもあります。辞める人が抜けたあとに、誰が何を持つのか分からない状態が、一番の混乱のもとです。書いておけば、自分がいなくなったあとも、自分の仕事が安全に続きます。

完璧を目指す必要はありません。引き継ぎは、見通しを立てるところから始まります。最終出勤日から逆算して、何を・いつまでに・誰に渡すかを置きます。まず、洗い出しから始めます。

洗い出しは、担当・定期・進行中・暗黙の4つの箱で

洗い出しは、頭の中をそのまま並べるのではなく、4つの箱に分けると進みます。

• 担当している仕事：受け持っている係、委員会、リーダー業務、物品や薬品の管理、新人の指導など
• 定期の仕事：毎日・毎週・毎月・毎年の仕事。〇日までに出す書類、月末の集計、年に一度の研修の準備など
• 進行中の仕事：途中で止まっている案件、返事待ちの連絡、期限が決まっている依頼
• 暗黙の仕事：誰にも頼まれていないが、自分がいつもやっている仕事。部署のルールのうち、書かれていないもの

4つ目が、一番抜けやすい箱です。思い出すコツは、勤務の流れを、出勤から退勤まで順に、頭の中でなぞることです。休憩の前にいつも確認していること、勤務の終わりに毎回行っていること、月の初めにやっていること。同僚から、よく頼まれることや、よく聞かれることも、手がかりになります。

書き出したら、一枚の表にまとめます。「仕事の名前」「いつ」「誰に渡すか」の3つの列があれば足ります。渡す相手がまだ決まっていない仕事は、「未定」と書いておき、師長に確認します。

後任に渡すメモは、1枚1テーマで書く

引き継ぎ書は、長く書くほど読まれません。1枚に1つの仕事を書き、4つの点だけを書く型が使えます。

• いつ：その仕事をするタイミング（毎月の何日、月の第何週など）
• 何を：やることを、動詞で2〜3行
• 誰に・どこに：連絡先、置き場所、保存先、使う書式
• つまずきやすい点：過去に起きたこと、気をつけること

患者さんの名前や、個人が特定できる情報は、引き継ぎのメモに書きません。ケースの引き継ぎが必要な場合は、職場で決まっている方法（記録や申し送りの場）に沿い、メモは、仕事の進め方や置き場所にとどめます。情報の扱い方は、勤め先の決まりに従ってください。

書き終えたら、後任の立場で、一度読み返します。専門用語や、部署の中だけで通じる略語は、ひと言添えます。自分にとって当たり前の言葉が、後任には当たり前でないことがあります。後任が決まっていない場合は、「次に担当する人」に向けて書きます。誰が読んでも、手順が追えることが目標です。

最終日から逆算した、渡す順番

引き継ぎ期間が短くても長くても、順番は同じです。重要な仕事と、期限が近い仕事から先に渡します。

最終出勤日から逆算して、次のように置きます。例として、最終日の2週間前に、洗い出しと表づくりを終え、1週間前までに、メモを書き終え、最後の1週間は、口頭で渡し、後任にやってもらい、見守る時間にします。期間の長さは、職場と退職の日程によって変わりますので、あくまで例として使ってください。

口頭で渡すときは、メモを見ながら、一つずつ、実際にやって見せます。後任に1回やってもらうと、メモの抜けが見つかります。質問が出たら、その答えを、メモに足します。

引き継ぎの期間は、最終出勤日が決まらないと置けません。退職日の決め方と、就業規則にある申し出の期限の確かめ方は、退職の時期の決め方に書きました。引き継ぎ書と一緒に返す貸与品や、受け取る書類は、辞める前のチェックリストにあります。

渡しきれないとき、後任が決まらないときの線引き

全部を渡しきれないまま、最終日が来ることもあります。そのときの考え方は、「どこまでを渡し、どこから先を師長に預けるか」の線引きです。

• 渡せたもの：メモと口頭の両方で渡し、後任が1回やってみたもの
• メモだけ渡したもの：書いて置いたが、口頭は間に合わなかったもの
• 預けるもの：後任が決まらない、判断が要るもの。状況と期限を書いて、師長に渡す

預けるときは、「いつまでに、誰が決めるか」を、師長に確認します。あいまいなままにすると、あとで連絡が来る原因になります。退職後の問い合わせにどう対応するかも、辞める前に、師長と話しておくと安心です。

責任感が強い人ほど、「全部を渡さなければ辞められない」と考えがちです。ただ、引き継ぎは、時間と立場の範囲で、やれるところまで進めるものです。渡す時間が足りないとき、その事実を師長に伝え、優先順位を決めてもらうのも、引き継ぎの一部です。伝え方は、師長との退職面談で、話すこと・聞かれることの文例が使えます。

引き継ぎが終わったあとの、保険・年金・失業給付の手続きは、退職後の失業保険の手続きに続きます。