看護師が退職でもらう書類の一覧。離職票・源泉徴収票の見方と請求の手順

封筒の中身を、出す人と使い道で分ける

退職の日が近づくと、「あとで書類を送ります」と言われる場面があります。会社が出すもの、役所や年金機構が出すもの、請求しないと出ないもの、自分で出すもの。出す人で分けると、届かないときに誰へ聞けばよいかが決まります。次の表は、使い道と合わせて並べたものです。

この記事は、書類の名前・出す人・使い道の確認に絞ります。退職届の書き方は退職届と退職願の違いに、貸与品や引き継ぎを含む総点検は辞める前のチェックリストにあります。

表にない書類として、雇用保険の被保険者証や年金手帳があります。手元にあるか、勤務先が預かっているかは、勤務先に聞いて、退職日までに確かめておきます。名前や渡し方は会社で違うので、「何という書類を、いつ、どう受け取れるか」を一度に聞くと、あとで探し回らずに済みます。

離職票は、届く時期と届かないときの動き方を先に知る

会社は、離職日の翌々日から10日以内に、雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに提出します。ハローワークが発行した離職票が、会社を通して本人に渡されます。つまり、会社の手続きが済むまで、手元には来ません（厚生労働省のQ&A）。

ここで一つ、退職前に伝えておきたいことがあります。雇用保険法施行規則7条は、離職票の交付を本人が希望しないときは、事業主が離職証明書を添えないことができるとしています（離職の日に59歳以上の人を除く）。失業給付の手続きをする予定があるなら、「離職票を希望します」と会社に伝えておくと、行き違いが防げます。

届かないときの動き方には、順番があります。まず、会社に処理の状況を聞きます。会社が手続きをしない、または督促しても届かないときは、身元を確認できる書類と、退職を証明する書類（退職証明書など）を持って、住んでいる地域を管轄するハローワークに早めに相談する、と厚生労働省は案内しています。

離職票が届くのを待つあいだも、自分の期限は進みます。国民健康保険と国民年金は、いずれも14日以内の手続きです。順番は退職後の保険・年金・失業保険の手続きを期限つきで一覧ににまとめました。

離職票が届いたら、離職理由の欄を読みます。実際と違うと感じたときは、受給手続きの際にハローワークの担当者に伝え、理由を証明する書類があれば持参します。ハローワークは、本人の主張、証拠書類、事業主の主張を確認して離職理由を決める、と厚生労働省のQ&Aにあります。決定に不服があるときは、処分を知った日の翌日から3か月以内に、雇用保険審査官に審査請求できます。

源泉徴収票は、退職後1か月以内に受け取れる

所得税法226条は、年の途中で退職した人に、退職の日以後1か月以内に源泉徴収票を交付するよう定めています。受け取る人の承諾があれば、電子データでの提供もでき、請求すれば書面で交付されます。退職金（退職手当等）の源泉徴収票は、給与とは別に作られ、同じく退職の日以後1か月以内に交付されます。

使う場面は、退職した年に再就職したかで変わります。国税庁は、再就職しない場合は年末調整を受けられず、納め過ぎの所得税は確定申告（還付申告）で戻る、と案内しています。再就職した場合は、新しい勤務先が前の勤務先の給与を含めて年末調整します。前の勤務先の給与額をどう伝えるかは、新しい勤務先の担当者に聞きます。受け取った源泉徴収票は、なくさないように保管しておきます。

詳しい流れは退職後の住民税と年末調整に、退職金にかかる税は退職金にかかる税金の基本にまとめました。

年金と健康保険の手続きに使う書類

国民年金は、退職日の翌日から14日以内に、住所地の市区役所か町村役場で加入の手続きをします。基礎年金番号を確認できる書類（基礎年金番号通知書か年金手帳など）、またはマイナンバーカード等が要ります。2022年4月以降に初めて年金に加入した人には基礎年金番号通知書が発行され、すでに年金手帳を持つ人は引き続き保管する、と日本年金機構は案内しています。切替の全体は退職後の年金の切り替えにあります。

国民健康保険に入るときの添付書類は、「健康保険資格喪失証明書」（退職した会社が発行）か、「健康保険の資格喪失確認通知書」（日本年金機構が発行）のどちらかです。協会けんぽ沖縄支部の案内に、この2つが並べて書かれています。会社からの証明書が届かないときは、日本年金機構が出す確認通知書の入手方法を、年金事務所に問い合わせます。どちらの書類を使うかは、加入先の市区町村の窓口で確かめます。国保は、国保の被保険者になったときから14日以内の手続きです（厚生労働省）。

任意継続を選ぶ場合は、退職日の翌日から20日以内に、住所地の協会けんぽの都道府県支部へ申出書を出します。2か月以上の被保険者期間が条件です。届出を出す側の書類なので、会社からは届きません。

請求しないと出てこない書類。退職証明書と、頼み方の文例

労働基準法22条1項は、退職した人が、使用期間、業務の種類、その事業での地位、賃金、退職の事由について証明書を請求したとき、使用者は遅滞なく交付しなければならないと定めています。同条3項は、請求しない事項を記入してはならないと定めています。つまり、請求が起点で、黙っていても出てくる書類ではありません。離職票とは別の書類で、混同しやすいところです。

退職に伴い、退職証明書の交付をお願いします。記載してほしい項目は、使用期間、業務の種類、賃金、退職の事由です。

退職証明書を請求する文例（書面かメールで）

請求した日付と、相手の返事は、メモに残します。離職票が届かないときに、退職を証明する書類として使える場面もあります。退職の事由の欄をどう書いてもらうかは、離職票の離職理由と食い違わないように、確かめておきます。

受け取った書類は、日付と渡し方（手渡し・郵送）を記録ノートなどにメモして、まとめて保管します。再就職先や市区町村の窓口、年金の手続きで、いつ、どれを出したかを思い出す手がかりになります。